
Dalam dunia bisnis biasanya diselenggarakan berbagai macam event untuk menarik perhatian calon costumer dan disinilah peran mutlak event planner atau pengatur acara yang merupakan individu ataupun tim yang bertanggung jawab di dalam memiliki rencana event hingga event tersebut digelar. Pengatur acara punya tanggung jawab yang besar untuk mengatur jalannya acara terasa dari perencanaan awal hingga hingga selesai acara
Apa saja tugas event planner?
Pengatur acara baik individu maupun tim punya tugas yang biasanya mirip yaitu untuk memiliki rencana dan mengatur terselenggaranya acara yang diminta klien. Untuk event yang diselenggarakan sebuah perusahaan atau merk tertentu, biasanya event yang diselenggarakan punya obyek promosi untuk menaikkan merk awareness calon konsumen. Dan tersebut beberapa tugas pengatur acara:
Mendengarkan apa yang menjadi keinginan klien
Setiap klien pastinya punya gambaran tersendiri akan acara yang menginginkan diselenggarakan, lebih-lebih kecuali acara tersebut atas nama perusahaan atau brand. Sudah tentu acara yang diselenggarakan mesti lewat sistem perencanaan yang matang. Disinilah tugas pengatur acara untuk mendengarkan dan menyadari apa yang menjadi keinginan klien Event Planner.
Merencanakan event dengan seksama
Ketika model event sudah menyadari maka sesudah itu event planner mesti memiliki rencana setidaknya secara garis besar kebutuhan acara. Misalnya saja hal-hal mencakup durasi, lokasi, dan estimasi cost yang dibutuhkan.
Melakukan riset
Pengatur acara juga mesti laksanakan riset untuk memilih jasa apa saja yang akan dibutuhkan terasa dari lokasi, catering, sound system, dan lain-lain. Biasanya, event planner punya koneksi yang cukup luas dan sudah menjalin kerjasama dengan berbagai vendor profesional.
Melakukan penawaran harga dengan vendor
Hal ini juga menjadi tugas event planner dikarenakan biasanya cost atau anggaran sudah ditentukan dari awal dengan klien. Sehingga pengatur acara tinggal mencari vendor yang tawarkan harga jasa pada rentang harga yang cocok anggaran, dan kecuali kurang sesuai, disinilah sistem negosiasi dan penawaran dilakukan
Observasi lapangan dan sedia kan kebutuhan acara
Hal ini juga menjadi tugas event planner dikarenakan biasanya cost atau anggaran sudah ditentukan dari awal dengan klien. Sehingga pengatur acara tinggal mencari vendor yang tawarkan harga jasa pada rentang harga yang cocok anggaran, dan kecuali kurang sesuai, disinilah sistem negosiasi dan penawaran dilakukan.
Mengawasi kegiatan
Selama acara berlangsung, pengatur acara bertugas untuk mengawasi agar acara berlangsung dengan lancar cocok rencana. Dengan begitu, planner juga mampu mengakibatkan laporan evaluasi yang objektif untuk pasca acara nantinya
Perlukah gunakan jasa event planner?
tidak semua perusahaan punya tim spesifik pengatur acara dan gunakan jasa event planner profesional biasanya menjadi pilihan yang lebih efisien. Event planner profesional menyadari apa yang mesti dijalankan tanpa banyak panduan agar acara mampu direncanakan dan diselenggarakan dengan lebih cepat dan cocok dengan yang diharapkan.